Gestisci i reclami dei clienti

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Risultato

• categoria e priorità;
• un responsabile;
• una scadenza di risposta;
• il percorso di escalation corretto;
• una bozza di conferma;
• un record monitorabile fino alla chiusura.

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Aggiungi il contesto aziendale

• le policy per reclami ed escalation come Fonti;
• pagine Conoscenza revisionate per gravità, responsabilità e obiettivi di risposta;
• un modello e una tabella Tickets;
• Gmail come connessione Fonte in ingresso oppure un connettore MCP per il sistema di supporto.

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Prompt da provare

Revisiona questo reclamo usando la nostra policy di escalation.

Restituisci:
- un riepilogo fattuale conciso;
- categoria e priorità;
- le regole applicabili con citazioni;
- il responsabile consigliato;
- la scadenza della risposta;
- le informazioni mancanti;
- una bozza di conferma che non prometta una data di risoluzione.

Non creare o aggiornare un ticket finché non approvo la classificazione.

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Revisiona la classificazione

• la priorità sia basata su criteri documentati;
• la scadenza derivi dalla regola corretta;
• il responsabile sia un membro attuale del Progetto o un assegnatario esterno valido;
• il riepilogo separi le dichiarazioni del cliente dai fatti verificati;
• la conferma eviti impegni non supportati.

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Crea il processo ricorrente

Crea un Flusso di lavoro chiamato Complaint intake.

Quando arriva una nuova email di reclamo:
1. estrai cliente, oggetto, data di ricezione e problema dichiarato;
2. classificala usando il processo Triage a customer complaint;
3. crea un record Ticket;
4. imposta la scadenza dalla policy di escalation;
5. prepara una bozza di conferma;
6. segnala i reclami critici per la revisione umana immediata.

Non inviare mai automaticamente la conferma.

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Monitora l’operazione

• reclami aperti per priorità;
• reclami prossimi alla scadenza di risposta;
• reclami critici senza responsabile;
• età media dei ticket aperti;
• tabella dei casi che richiedono revisione umana.

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Risultato atteso

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Controlli di sicurezza

• Non trattare le dichiarazioni del cliente come fatti verificati.
• Mantieni in bozza i messaggi destinati al cliente finché non vengono approvati.
• Prova il calcolo delle scadenze nei fine settimana e per le eccezioni della policy.
• Sospendi il flusso di lavoro quando cambiano responsabilità o regole di escalation.