Revisiona le eccezioni sulle fatture

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Risultato

• fatture prive di campi obbligatori;
• possibili duplicati;
• fatture senza corrispondenza con un ordine di acquisto;
• fatture scadute;
• importi superiori alle soglie di revisione;
• prossima azione e responsabile.

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Aggiungi il contesto aziendale

• le policy di revisione e pagamento come Fonti;
• pagine Conoscenza revisionate per evidenze necessarie, soglie ed eccezioni;
• una tabella Invoices;
• una tabella Suppliers quando i dati dei fornitori richiedono monitoraggio strutturato.

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Importa e controlla i dati

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Prompt da provare

Revisiona le fatture aperte nella tabella Invoices usando la nostra policy.

Per ogni eccezione:
- identifica fattura e fornitore;
- classifica l'eccezione;
- spiega la regola con una citazione;
- mostra importo e date pertinenti;
- consiglia responsabile e prossima azione;
- distingui duplicati confermati da possibili duplicati.

Restituisci una tabella di revisione. Non modificare lo stato del pagamento e
non avviare alcun pagamento.

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Verifica la revisione

• numeri fattura con punteggiatura diversa;
• note di credito e fatture corrette;
• valuta e trattamento fiscale;
• importi duplicati dello stesso fornitore;
• valori al limite delle soglie;
• fatture già risolte fuori da Cromo.

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Rappresenta la procedura

Crea un Flusso di lavoro chiamato Weekly invoice exception review.

Ogni lunedì:
1. leggi le fatture aperte;
2. identifica fatture incomplete, scadute, non abbinate, di valore elevato e
   potenzialmente duplicate;
3. applica il processo Revisione an invoice exception;
4. scrivi tipo di eccezione, responsabile e prossima azione nella tabella;
5. salva un file di revisione datato e raggruppato per responsabile.

Non modificare mai lo stato di approvazione o pagamento e non avviare pagamenti.

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Esempio di Dashboard

• numero e valore delle eccezioni aperte;
• valore scaduto per anzianità;
• possibili duplicati;
• fatture non abbinate per fornitore;
• eccezioni senza responsabile;
• tabella raggruppata per prossima azione.

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Risultato atteso

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Controlli di sicurezza

• Non considerare la sola somiglianza come prova di un duplicato.
• Conserva le evidenze originali e la cronologia della revisione.
• Mantieni approvazioni e pagamenti fuori dal Flusso di lavoro di revisione.
• Prova valute, imposte, note di credito e fatture corrette.